5 Recursos Para Optimizar la Facturación de tu Empresa – Managers Magazine
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En una empresa existen diferentes procesos que se deben hacer de manera cotidiana y que demandan tiempo de los colaboradores para poder conseguir hacer el proceso.

Para esos procesos la innovación no se ha quedado a un lado y hoy en día hay diferentes opciones para agilizarlos y conseguir un mejor resultado, con menos errores y mayor rapidez.

La facturación es uno de estos procesos y a continuación veremos 5 recursos útiles para optimizar el proceso de facturación de la empresa.

¿Qué es la facturación?

Antes de empezar a ver cómo hacer más eficiente la optimización, veamos en qué consiste este proceso.

La facturación es un proceso que deben hacer empresas y autónomos y que permite registrar una transacción mercantil llevada entre la figura que compra y la que vende. El bien que se involucra puede ser un bien o un servicio.

Facturar es, además, un requisito legal que debe cumplir la empresa para el pago de impuestos y retenciones. La factura debe cumplir con ciertos requisitos de información que debe mostrar según la ley, tal como los datos de emisor y receptor de la factura, concepto, impuestos que aplican, modo de pago, plazo y otros, que pueden variar según el país.

Además, la empresa debe conservar copia de las facturas y llevar un registro de las facturas que ha recibido y emitido.

¿Por qué es importante optimizarla?

La facturación es un proceso vital para la empresa, tanto por ser exigido legalmente (salvo en las condiciones establecidas por la ley), como para su control interno, de modo que se pueda conocer y tener registro de los ingresos y egresos de la empresa.

Pero hacerlo de forma manual puede ser muy complicado y puede dar lugar a muchos errores. Por ello, es importante que se pueda optimizar, ya que los errores pueden dar lugar a penalizaciones por el incumplimiento de una ley.

Así, una empresa puede disponer de diferentes recursos como softwares para poder emitir y procesar facturas de una manera más fácil y sencilla.

5 recursos para optimizar la facturación de tu empresa

Las empresas pueden adoptar nuevas herramientas y medidas para optimizar el proceso de facturación de una empresa, con el objetivo de reducir el tiempo necesario, así como la posibilidad de cometer errores.

Veamos a continuación algunas de las medidas que puede implementar la empresa

Migrar a lo digital

La adopción de las herramientas digitales tiene cada vez más importancia a nivel empresarial y existen cada vez más herramientas para ello.

Por ello, es posible optimizar la facturación adoptando herramientas para facturar de manera digital, de modo que solo haga falta completar los datos necesarios para la factura y se pueda hacer de una manera rápida y fácil.

Por ejemplo, se puede crear una factura online con un programa y eligiendo alguna plantilla ya hecha, de modo que solo tengamos que completar los datos necesarios, tal como el monto, el concepto, datos de comprador y vendedor, fecha y demás.

También se puede optar por una facturación integrada al sistema contable o administrativo de la empresa, de modo que al emitirla, se cargue directamente la información en el sistema y se automatiza el proceso. Esto también puede hacerse al recibir facturas, de modo que se pueda centralizar la información de las facturas que ha recibido la empresa y debe pagar para agilizar el proceso de pago.

Además, el envío y recepción de facturas de manera digital ayuda a reducir el tiempo que se destina al proceso, ya que solo deben enviarse a través de un correo electrónico. También se reduce el uso de papel y la empresa logra reducir su impacto en el medio ambiente.

Otro punto importante de la migración a lo digital es poder automatizar procesos, tal como recordatorios automáticos que se le envíen a las personas para que hagan el pago antes del vencimiento de la factura.

Estandarizar el diseño de la factura

El uso de plantillas puede ser de gran ayuda para agilizar la facturación de la empresa, además de contribuir con la imagen por contar con un diseño que la distinga, siempre y cuando cumpla con los requisitos legales para ser una factura.

Si bien la empresa puede destinar un esfuerzo a elaborar su propia plantilla de factura, también puede encontrar una gran cantidad de plantillas preestablecidas en algún programa o en internet. Así, la empresa podrá usarlas para agilizar el proceso de elaboración de facturas y ahorrar recursos, pudiendo cumplir con los requisitos legales.

Por otro lado, un diseño estandarizado de facturas permite facilitar el uso de herramientas como un OCR, de modo que se pueda pasar la información a un sistema de manera sencilla, incluso si la factura llegara a imprimirse.

Esto favorecerá la implementación de herramientas digitales para la gestión de la empresa, así como de la automatización de procesos con sistemas como son los ERP que pueden ser de gran ayuda para la administración de una empresa.

Define la frecuencia de facturación

Dado que la facturación es un proceso repetitivo y necesario, es de gran ayuda para la empresa definir una frecuencia de facturación y emisión de pagos. Esta se puede fijar de manera mensual o quincenal y facilita poder procesar en bloques todos los pagos que debe hacer la empresa.

Además, definir las fechas ayuda a que la empresa pueda tener disponible la liquidez necesaria al momento de emitir los pagos, que deben ir de la mano con el flujo de ingresos que tiene por las facturas que ha emitido y cobrado.

Así, para que la empresa pueda mantenerse solvente debe manejar correctamente su ciclo de facturación y cuidar el flujo de caja para contar con los fondos para pagar las facturas cotidianas y algún imprevisto que pueda presentarse.

Brindar varias opciones de pago

En la actualidad hay una gran cantidad de alternativas para hacer pago y esto es algo de lo que una empresa puede obtener un beneficio. Las empresas pueden brindar varias opciones de pago, de modo que para sus clientes sea más fácil encontrar una forma en la cual hacer el pago o elegir la que más les convenga.

Así, una empresa puede ofrecer aceptar pagos por transferencias bancarias, medios de pago digitales o criptomonedas. Deberá asesorarse para saber si existe alguna condición legal para recibir pagos en estos activos, pero sin duda será un gran atractivo para las personas que desean comprar un producto de la empresa.

La empresa también puede optar por ofrecer facilidades de pago como un financiamiento en cuotas a sus clientes, de modo que puedan pagar la factura por partes. La empresa deberá velar porque eso no comprometa su flujo de caja. Además, esto permite que se agilice la facturación y cobro, al poder hacerlo de una manera más rápida.

Establecer términos de la facturación

Es importante que la empresa establezca términos claros sobre el manejo de las facturas, de modo que pueda tomar decisiones de una manera más rápida en caso de algún inconveniente. Por ejemplo, si una persona pide un plazo para pagar la factura, la empresa ya debe tener claro qué hacer en esos casos, si se cobrarán intereses, si se llegará a un acuerdo en partes, etc.

Por ello, la capacitación del personal en esta materia, así como la definición clara de estos términos será vital para una mayor agilidad de la facturación de la empresa.

Una facturación óptima en la empresa

La facturación, tal como hemos visto, es algo de suma importancia para las empresas y que deben hacer cuidadosamente para cumplir con la ley y tener un control de los ingresos de la empresa. Por ello, es importante que puedan adoptar medidas para automatizar la creación, envío y control de facturas, logrando ahorrar recursos y haciendo el proceso más rápido.

Además, el poder hacer estas operaciones de manera digital permite generar datos que pueden ser de ayuda para la analítica del negocio, tal como la frecuencia en la que se le factura a un cliente, su ticket promedio de compra y las fechas en las que suele comprar.

Recuerda que existen muchas herramientas en la actualidad para el manejo digital de las empresas, por lo que es importante explorar las diferentes opciones y elegir la que más se ajuste a lo que necesita la empresa.


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