Cómo Integrar Un ERP Con OCR para Automatizar Los Procesos de Tu Empresa
Comparte

Imagen: Freepik

El uso de software específico como herramienta al servicio de las empresas está cada vez más extendido. Es raro encontrar hoy en día alguna empresa que aun funcione de manera analógica. El avance de las tecnologías hace que nazcan nuevas herramientas o se mejoren aquellas que ya existen casi a diario.

Si tenemos una empresa sabemos que debemos aprovechar cada ventaja y ayuda que podamos. Por lo que no hacer uso de la última tecnología para mejorar nuestros procesos sería, no solo desaprovechar una oportunidad de actualizarnos, sino también estar perdiendo tiempo en tareas que podrían estar automatizadas.

Una de las herramientas más útiles para llevar adelante una empresa son los ERP. Y una de las tecnologías que más han avanzado estos últimos años es la OCR. Por tanto, su uso conjunto puede ser un cocktail explosivo que puede hacernos ahorrar mucho tiempo y dinero.

ERP + OCR : la combinación definitiva

Antes de explicar porque el uso conjunto de estas dos herramientas puede sernos de gran ayuda, es necesario hacer un breve repaso de qué es cada una.

De momento solo estamos hablando en siglas y es normal que alguien esté confundido. Por eso, explicaremos a continuación en qué consiste un ERP y la tecnología OCR.

¿Qué es un ERP?

Un ERP, según sus siglas es un software o sistema que se encarga de la planificación de los recursos de una empresa.

Más de uno la ha definido como la herramienta definitiva para gestionar todo lo relacionado a una empresa. Y no les falta razón.

Un ERP está formado de varios módulos que engloban todas las áreas operacionales de una empresa ?ventas, compras, logística, almacén, etc. De esta manera tenemos en un solo sistema todos los departamentos más relevantes y podemos gestionarlos al unísono.

Lo realmente útil es que, si bien el software es único y todos comparten una base de datos, cada área tiene su independencia y puede ser gestionada de manera independiente. No es necesario que una sola persona lleve todos los departamentos.

Básicamente, los ERP nacen con la necesidad de simplificar todos los intercambios y flujos de información entre los distintos procesos de la empresa. Si toda la información está accesible y al alcance de todos los departamentos, no es necesario perder tiempo solicitando documentos o datos.

Todo el tiempo que antes se perdía pidiendo información y esperando que la otra persona lo enviará a tiempo ahora se soluciona simplemente con un par de clics en el ordenador.

Tipos de ERP

Dependiendo de nuestras necesidades y exigencias podemos elegir entre distintos tipos de ERP. Existen distintas maneras de clasificarlos:

  • Por su diseño: Podemos encontrar ERP genéricos, hechos para responder a las necesidades comunes de las empresas; y ERP personalizados, que tienen como base a los genéricos, pero que están hechos a medida para las necesidades de una determinada empresa.
  • Por la gestión de los datos: Hay ERP que funcionan de manera 100% local, guardando toda la información en un ordenador o dispositivo de almacenamiento físico; también están los ERP que almacenan toda su información en la nube; y los híbridos, que funcionan en la nube, pero por seguridad almacenan algunos datos en el almacenamiento.
  • Por su especificidad: existen ERP que pueden servir para todo tipo de empresas independientemente del sector o área en que se encuentren; o aquellos hechos específicamente para un tipo de actividad específica.

No existe el programa perfecto, pero sí el que mejor se adapte a tu empresa. Dependiendo del tipo por el que nos decantemos, su precio y complejidad puede ser mayor.

Debemos evaluar si vale la pena gastar un poco más por un software hecho exclusivamente para nosotros o si creemos que no es necesario y podemos utilizar uno genérico.

Otras opciones

Si pasar de realizar los procesos de forma analógica a implementar un ERP nos parece demasiado, existen otras opciones a mitad de camino que podemos utilizar.

Por un lado están los CRM. Son softwares que recopilan toda la información e interacciones con nuestros clientes. Sirven tanto como base de datos como para planificar y ejecutar nuestras estrategias de marketing.

También están los software de contabilidad. Son herramientas muy populares entre autónomos y empresas ya que son de gran ayuda a la hora de llevar la contabilidad de nuestro negocio. Hay una infinidad de ofertas en el mercado, este listado de Holded te puede ayudar a elegir el mejor software de contabilidad.

El uso de este tipo de softwares es una buena puerta de entrada a la digitalización de tu empresa. Si ya utilizas alguno de estos dos, la migración hacia un ERP y una gestión integral a través de un software será mucho más sencilla.

 

Imagen: Freepik

¿Qué es OCR?

Cuando hablamos de OCR no nos referimos a un software específico, sino a un tipo de tecnología que puede hacernos ahorrar una gran cantidad de tiempo.

OCR es, según sus siglas en inglés, el reconocimiento óptico de caracteres. Es decir, el proceso según el cual se analiza una imagen, se individuan y reconocen los caracteres y se transforman en texto editable.

Esta tecnología lleva ya varios años entre nosotros, pero ha sabido actualizarse, mejorar y adaptarse a distintos sectores.

Ya no se trata simplemente de  pasar documentos de texto o imágenes escaneadas a texto. Además de todo eso, hay varios programas especializados que se encargan de detectar la información que contiene cada carácter.

De esta forma, simplemente adjuntando una factura, el programa se encarga además de detectar los caracteres, de extraer la información relevante y separarla. Automáticamente reconoce que parte del contenido es la información de la empresa, el tipo de producto y el precio.

Gracias al uso de inteligencia artificial y a una base de datos muy extensa, el programa individua con un margen de error muy pequeño la información que necesitamos.

De esta manera, no solo tendremos el documento en formato 100% digital, sino que también sus metadatos estarán disponibles. Esto facilita muchísimo su archivación y su posterior búsqueda. Sobre todo en casos donde tenemos muchos documentos almacenados.

Cómo integrar un OCR si ya disponemos de un ERP

Una vez que ya sabemos de qué se trata la tecnología OCR y como un ERP puede ayudarnos en la gestión de nuestra empresa, no es difícil imaginar lo útiles que pueden ser estas dos herramientas combinadas.

Si tu empresa está utilizando un ERP, tendrás gran parte de los procesos ya digitalizados. Gran parte del trabajo era automatizado y ya estarás ahorrando una cantidad considerable de tiempo. Sin embargo, algo tan básico como la entrada de datos, seguirá siendo manual.

Aún habrá una o varias personas encargándose de transcribir y volcar al ordenador la información presente en una hoja de papel o, peor, descifrando lo que aparece en una foto desenfocada una por una.

Imagina cuánto tiempo perdido en esto puede ahorrar con la sola implementación de la tecnología OCR.

Existen empresas que ya han advertido esta problemática y han desarrollado una API de OCR que es fácilmente integrable con cualquier ERP.

De esta manera no es necesario cambiar el ERP que tu empresa utiliza, puedes simplemente añadirle la API y ya podrás disponer de una herramienta de OCR para tu día a día que funciona a la par con tu software de gestión.

De esta manera, las mismas personas que antes pasaban gran parte del día volcando datos, solo deberán adjuntar el archivo. El software OCR reconocerá el tipo de documento, los caracteres y exportará de manera automática la información relevante.

La misma tarea con la que antes se tardaban horas, ahora puede hacerse en minutos. Ahorramos tiempo, pero también dinero y podemos encargarnos de otras tareas.

No hay que desesperar. Cuando hablamos de integrar una API con nuestro programa, puede sonar a algo salido del Matrix, pero es realmente sencillo.

La mayoría de las API vienen con su propia documentación donde está detallado todo su proceso y funcionamiento. Cualquier persona con un conocimiento medio en programación podrá ayudarnos a hacerlo.

Algunas veces, los mismos encargados de desarrollar la API se ponen a disposición en caso de que necesites ayuda para implementarla. Nadie va a saber más del tema que ellos mismos, por lo que contactarlos puede ser una buena idea si no sabemos cómo hacerlo.

Conclusión

Hemos explicado el funcionamiento de los ERP y la tecnología OCR. Podemos afirmar con cierta seguridad que su implementación no trae más que beneficios.

Utilizándolos podemos automatizar procesos, agilizar toda la estructura de nuestra empresa, modernizarnos y meternos de lleno en el mundo digital.

Nos hacen ahorrar mucho tiempo y, de consecuencia, también dinero. Apenas necesitan una pequeña inversión inicial y son muy intuitivos y fáciles de utilizar.

Realmente, no existen motivos para no utilizarlos. Si, además, podemos integrar un OCR en nuestro software ERP, estaremos desbloqueando todo su potencial.

La pregunta que hay que hacerse ahora no es si es útil o no, sino cuándo vas a empezar a implementarlo en tu empresa.


Comparte

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Notificarme los nuevos comentarios por correo electrónico. Tambien puedes suscribirte sin comentar.

 

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.