Automatizar es un auténtico sueño, pero puede convertirse en la mayor de las pesadillas. ¿Cómo es posible? La idea de que el negocio vaya solo sin tener que estar encima de todas las decisiones es la fantasía de cualquier empresario. Con todo, no siempre es fácil delegar en las personas, y algo parecido ocurre cuando se delega en la tecnología. Revisa los 7 errores que tal vez estés cometiendo en la automatización de tu negocio.
Evita estos errores que estás cometiendo en la automatización
Puedes invertir en que tu negocio se vuelva más eficiente, pero si tomas malas decisiones acabarás perdiendo mucho tiempo y dinero, además de poder cometer errores o perder a tu equipo por el camino. Todo depende de si sigues los pasos adecuados.
Hacer por hacer no tiene sentido. La automatización de un negocio supone una serie de costes que tienen que estar bien invertidos. Por eso, no olvides tener claro por qué lo haces y cómo lo vas a realizar.
Automatizar es fantástico si lo haces de la manera correcta, si logras que el sistema realmente sea eficaz y esté bien planteado. Es posible que estés cayendo en ciertos errores habituales, ¿te suena? Si los detectas a tiempo, podrás evitar serios problemas, e incluso impulsar tu productividad en 2021.
- No cubrir todos los puntos del proceso
Si automatizas tu negocio en una parte pero te dejas otra que esté vinculada, podrías estar perdiendo eficacia de manera innecesaria. Por ejemplo, imagínate que tuvieras una empresa de muebles. No tendría sentido tener una máquina que cortase las piezas, otra que empaquetase los productos finales, y nada en medio para juntar las piezas y hacer los muebles.
Los procesos tienen que estar bien diseñados de principio a fin, si no tendrás como resultado mucho trabajo en la papelera de tu negocio.
Por ejemplo, si tienes un sistema automático de programación de posts en redes sociales, está genial. Hay herramientas como Hootsuite que te permiten automatizar gran parte de la publicación de contenidos en redes.
Lo que no tendría sentido es que automatices esa parte, consigas llevar tráfico a tu web o tienda online, y luego no tengas un sistema para captar potenciales clientes. Estarías haciendo que una gran cantidad de visitas de tu sitio acabasen en el olvido, en vez de convertirse en leads con una buena landing page vinculada a un workflow automatizado de email marketing para nutrir esos leads y poder convertirlos en clientes.
- No integrar todos los procesos entre sí
Además, si vas a hacer una inversión en automatización, asegúrate no solo de cubrir todas las áreas, sino también de que se integren bien entre sí.
Muchas empresas cometen el gran error de ir automatizando grandes tareas y procesos independientes entre sí. Cuando se automatizan varias tareas independientes, se convierten en flecos sueltos y aislados que se vuelven demasiado difíciles de integrar en una etapa posterior.
- No automatizar en áreas clave
Lo suyo es que la automatización vertebre todas las áreas de tu empresa, sobre todo aquellas donde realmente vayas a marcar la diferencia en cuanto a costes y beneficios.
Uno de los ámbitos donde automatizar es un imprescindible es en la contabilidad del negocio. Por ejemplo, poder funcionar de manera lo más ágil posible emitiendo facturas, si tienes que contabilizar una nota convertible, presentando los IVAs y todo lo que puedas necesitar.
Además, si automatizas todo el tema financiero de la empresa, podrás analizar dónde pierdes y ganas más, para invertir en aquello que te retorne más ingresos.
- No tener en cuenta la escalabilidad
La automatización en seguida lleva a los negocios a mejorar el rendimiento, pero si no se hacen cálculos se puede ‘morir de éxito’. Por ejemplo, imagina que al automatizar tus procesos de ventas aumentas la demanda de manera extraordinaria pero no puedes dar respuesta a los pedidos a tiempo.
Tendrás que automatizar también en producción, y si tienes un ecommerce necesitarás también poder automatizar la logística, la contabilidad, la atención al cliente, la gestión de incidencias y todo lo demás.
- Nunca olvides analizar
Que hayas automatizado no significa que tengas que olvidarte, esto sería un gran error para tu negocio. No puedes dejar de monitorear para asegurarte de que todo va bien.
Por ejemplo, puede haber fallos que perjudiquen a la imagen de tu marca, o que hagan que los clientes no queden satisfechos.
Tampoco deberías de revisar posibles fallos en el control del stock, en la gestión del business intelligence ni en todo lo demás.
Por otro lado, necesitarás analizar los resultados para poder ir optimizando tus acciones en cualquier parte del proceso y aspecto de tu empresa. De lo contrario, podrías haber tomado una decisión errónea y no aprender de la propia experiencia.
- No calcular el ROI
El retorno de la inversión lo es todo, ¿de qué te serviría la gran inversión si al final no se traduce en mejores resultados para tu empresa? Este puede ser uno de los errores que estás cometiendo en la automatización de tu negocio.
Si utilizas la automatización porque parece fácil o porque todos los demás lo hacen, estarás cometiendo un error que ya han cometido numerosas empresas.
No inviertas en automatización solo porque es la última moda en tu industria o porque has visto el anuncio de un software perfecto para realizar una tarea en concreto. Estarías equivocándote, porque no habrás hecho un cálculo fundamental: el retorno de la inversión.
No inviertas en automatización sin calcular tu ROI:
- ¿Cuánto cuesta la herramienta?
- ¿Cuál será el coste de implementación?
- ¿Cuál será su coste de funcionamiento?
- ¿Habrá actualizaciones o gastos de mantenimiento?
- ¿Cuál será el coste de formación de los empleados?
- ¿Es realmente más eficiente que tu fuerza laboral?
- ¿Cuánto tiempo tardarás en ver resultados una vez pasada la curva de aprendizaje?
Estas son algunas preguntas para las que deberías tener respuestas respaldadas por datos. De lo contrario, podrías subirte al carro de la automatización sin estar preparado de veras.
- Descuidar al equipo
El personal es un activo clave en toda empresa, y si ellos no se implican en la automatización, será un fracaso. Deberás asegurarte de que se involucren, que estén motivados y que se formen.
Ten en cuenta que gran parte de los sistemas de automatización necesitan igualmente la supervisión, sino la acción complementaria, de personas. Evita el error de no formar a tu gente, o de elegir programas que sean poco intuitivos. 
Es probable que muchos de los programas que utilices para automatizar procesos en tu negocio requieran del uso diario de mucho de tu personal. Piensa qué conocimientos y habilidades tienen, y sus preferencias.
Lo ideal, de hecho, es que compares los diferentes softwares o hardwares antes de decidirte. Escucha a tu gente, y que participen en la toma de decisiones, al menos dando su punto de vista. Para eso están las demos que en muchos casos ofrecen este tipo de soluciones tecnológicas. Te permiten testear y decidir lo que más te conviene.
La clave es que escojas la tecnología adecuada, que les motives y que dediques un tiempo clave para su formación. Así darán lo mejor de ellos y la automatización de tu negocio podrá ser el éxito esperado.
Conclusión
Como ves, para automatizar no basta la tecnología, hace falta la actitud adecuada y seguir una serie de criterios clave.
Recuerda:
- Cubre todos los procesos, sobre todo los más importantes y rentables
- Integra todo entre sí, para evitar problemas futuros
- Recuerda estar preparado para afrontar el éxito futuro
- Analiza bien los resultados
- Nunca dejes de supervisar cada parte, es automático pero nunca al 100%
- Involucra a tu equipo, fórmales y ten en cuenta sus puntos de vista
- Asegúrate de motivar a la gente en el proyecto
- No olvides analizar resultados, medir el ROI e ir optimizando los procesos
Al final de lo que se trata con las herramientas de automatización es de poder hacer más eficiente el desempeño de los empleados.
Si consigues unas infraestructuras lo más mínimas posibles, extrayendo valiosos datos integrales para tomar nuevas decisiones estratégicas, y reduciendo costes, maximizando resultados, habrás tenido éxito implementando el sistema.
