Por José Ignacio Ríos, Socio de Bain & Company
Las compañías que mejor gestionan la toma de decisiones utilizan un proceso uniforme que define cómo ha de adoptarse cada una de sus principales decisiones.
Así como es esencial establecer claramente qué decisión se está adoptando y quién debe encargarse de tomarla y ejecutarla en forma apropiada, determinar cómo han de tomarse las decisiones es un importante componente del proceso para establecer las condiciones de éxito de las mismas.
Las compañías que lo hacen acertadamente acuerdan los criterios de evaluación de una decisión, consideran los hechos pertinentes, elaboran alternativas genuinas, y luego deciden. Al igual que la definición clara de roles mediante RAPID®, un proceso de adopción de decisiones estructurado, tiene la gran ventaja de que las personas llegan a conocer el procedimiento de toma y ejecución de decisiones y esperan que se aplique. Si alguien no está siguiendo el proceso es probable que otra persona emita una señal de alerta.
No obstante lo expresado anteriormente, disponer de un proceso bien definido no garantiza que todos lo consideren apropiado. La mayoría de las grandes decisiones requieren una interrelación entre diferentes departamentos o unidades operativas de una compañía, y en ciertos casos es necesario encomendar la decisión a un nivel superior. La clave está en asegurarse de que el tiempo de los altos ejecutivos no se malgaste en cuestiones secundarias o poco preparadas, y, naturalmente, que toda decisión que exponga a la compañía a un riesgo significativo efectivamente sea encomendada a quien esté en condiciones de examinarla desde una perspectiva suficientemente amplia. Las compañías más eficaces enuncian las etapas de esa senda, fijando umbrales para el proceso de “escalado”, pero además disponen todo lo necesario para que los portadores de malas noticias no sean culpados por ellas.
Como cabría esperar, las reuniones forman parte del proceso de toma de decisiones. Nuestra investigación, sin embargo, muestra que alrededor de dos tercios de las reuniones de trabajo concluyen por falta de tiempo antes de que se hayan tomado decisiones importantes. Poco sorprendente resulta, entonces, que el 85% de los ejecutivos encuestados por Bain se mostrasen insatisfechos con la eficacia de las reuniones en sus compañías. La respuesta consiste en diseñar y realizar las reuniones teniendo presentes las decisiones.
Hay muchas maneras de hacerlo. Las siguientes son algunas técnicas sencillas que hemos visto y cuya aplicación consistente logra mejoras notables: distribuir por adelantado los materiales para las reuniones y marcar los puntos que requieran decisiones; comenzar cada reunión especificando que su objeto es tomar una decisión sobre “X”, y, naturalmente, asegurarse de que en la reunión participen las personas a las que se hayan asignado roles clave según el esquema RAPID. (Para una explicación completa de los roles de decisión de RAPID, ver el artículo anterior de esta serie: ¿Quién hace qué?)
El paso final de un proceso de ‘borrón y cuenta nueva’ en la toma de las decisiones clave consiste en establecer expresamente el cuándo. Las compañías de mejor desempeño elaboran programas, cronogramas, hitos, plazos. Como señalamos en nuestro libro, Decide & Deliver (Marcia W. Blenko, Michael C.Mankins y Paul Rogers, Harvard Business Review Press, 2010) Bob Walter, el Gerente General que condujo a Cardinal Health desde su etapa inicial hasta el logro de ventas anuales por valor de US$100.000 millones, insistía tenazmente en la necesidad de evitar un proceso de toma de decisiones errático, y acostumbraba decir que “la demora es la peor forma de rechazo”. Cuando el equipo de liderazgo de Cardinal se enfrentaba una situación que requería de decisiones, se ponían de inmediato manos a la obra. Cada equipo disponía de cierto lapso para regresar con hechos, alternativas y recomendaciones. Se asignaba a cada ejecutivo un cronograma estricto para tomar una decisión y asegurarse de que se ejecutara. Los cronogramas garantizan que las decisiones se tomen con la debida celeridad y que el proceso de ejecución de las mismas no se aparte de la senda definida.
Redefiniendo desde cero sus decisiones críticas – estableciendo el qué, el quién, el cómo y el cuándo de las decisiones que su compañía debe tomar bien para asegurar el éxito – es probable que también ustedes logren decisiones más adecuadas y rápidas y un mejor desempeño, así como un renovado espíritu de participación y entusiasmo entre los involucrados.
Nota: RAPID es una marca registrada de Bain & Company, Inc.
arca registrada de Bain & Company, Inc.
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José Ignacio Ríos posee más de 20 años de experiencia en el mundo de la consultoría. Es licenciado en Ingeniería Mecánica por la Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales del ICAI-Universidad Pontificia de Comillas y tiene un MBA de la MIT Sloan School of Management.
Bain & Company es una de las principales empresas de consultoría estratégica del mundo. Fundada en 1973, trabaja con más de 4.600 empresas que incluyen a más de dos tercios de las compañías del índice Global 500. Asesora a compañías en temas de estrategia, operaciones, organización, tecnología, capital riesgo y fusiones y adquisiciones. La firma alinea sus incentivos con el de los clientes al vincular sus honorarios con los resultados. Los resultados de los clientes de Bain superan la media del mercado en un ratio de 4 a 1. Bain es considerada “The best firm to work for” en Europa, Norte América y Asia-Pacífico por Vault Consulting.
Bain está presente en España desde 1994 donde es ahora una de las principales consultoras estratégicas del mercado. En nuestro país asesora a grandes compañías y ha estado presente en muchas de las operaciones corporativas más importantes de los últimos años. En 2013, Bain en España, fue nuevamente galardonada como la mejor empresa para trabajar en la categoría de 50 a 100 empleados por Best Places to Work.
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