Las empresas organizan eventos con muchas finalidades diferentes; ventas, branding, participación en eventos deportivos, presentación de resultados, lanzamiento de un nuevo producto, o incluso, por qué no, un evento con los empleados como una cena de Navidad.
Las promotoras para eventos ayudan a que el resultado final sea predecible y se ajuste a las expectativas, aunque normalmente tendremos que tener en cuenta una serie de elementos para tener éxito. Os facilitamos algunas de las consideraciones principales a estudiar:
Definición de objetivos: plantéate claramente qué deseas obtener con el evento corporativo. Dar a conocer un nuevo producto o servicio, mejorar la satisfacción de tus empleados, mejorar la imagen de la compañía, cerrar una gran venta. Es muy conveniente que estos resultados sean medibles.
Planificación: en función de la dificultad del evento será necesario establecer un programa y una distribución de tareas entre los participantes. Crea un presupuesto con diferentes partidas y subpartidas, y considera una desviación del 15-20% en caso de posibles gastos imprevistos.
Calendario: considera las fechas en las que transcurrirá el evento, ¿día laborable o festivo?, ¿en vacaciones o día laborable?, ¿cuál es la franja horaria idónea?, ¿cuadra con el calendario de asistencia de tus principales clientes, ponentes, oradores o empleados?
Lugar: el lugar es esencial y determina el acceso a determinados servicios. Precaución al organizar eventos al aire libre. ¿Serán necesarios baños, acceso a internet, servicios de catering o proyector? Considera también la accesibilidad, conexiones de transporte al mismo y posibilidad de aparcar.
Seguridad, personal y contrataciones: será necesario contratar personal externo a tu empresa en determinadas ocasiones. Ponentes, azafatas, catering, transporte… Asegúrate de que este personal es de confianza y se adhiere a las políticas de tu empresa en lo referente a seguridad, comportamiento, imagen institucional, etc. El hecho de que se trate de personal subcontratado no excluye la responsabilidad solidaria o subsidiaria del organizador del evento. La documentación de la contratación también deberá ser revisada. Deberás prestar la misma atención en lo que respecta a la seguridad de los asistentes. Deberás ser particularmente cuidadoso con el catering y con las medidas de seguridad y evacuación. No desearás que tu evento sea recordado por una intoxicación en tu empresa o por un evento que acaba en un susto o algo peor.
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Promoción: tendrás que dar a conocer tu evento en algunos casos, si no es privado. Redes sociales, anuncios en prensa, radio o televisiones locales, folletos, email marketing… deberás hacer el mix adecuado para optimizar la difusión de tu evento.
Control de asistencia: el control de asistencia suele ser necesario para asegurar que ningún huésped indeseado se cuela en el evento causando problemas. También es práctico para distribuir el material promocional que sea necesario y para recopilar los datos de los asistentes que podrás añadir a tu base de datos (siempre y cuando cuentes con su consentimiento expreso y lo hagas de acuerdo con la normativa de protección de datos).
Análisis de resultados: como cualquier otro gasto empresarial, tendrás que medir y justificar su rentabilidad en los términos que hayas establecido (satisfacción del cliente o del empleado, aumento en el número de ventas, percepción de la marca…)
Esta es la fórmula perfecta para planificar un evento perfecto.
Gracias por facilitamos algunas de las recomendaciones básicas para organizar un evento de calidad. Todos los nombrados son primordiales, aunque si quieres destacar se recomienda el uso de la tecnología y la interacción con los asistentes. ¡Buen post!