Como organizar bien un evento

organizacion de eventosLas empresas organizan eventos con muchas finalidades diferentes; ventas, branding, participación en eventos deportivos, presentación de resultados, lanzamiento de un nuevo producto, o incluso, por qué no, un evento con los empleados como una cena de Navidad.

Las promotoras para eventos ayudan a que el resultado final sea predecible y se ajuste a las expectativas, aunque normalmente tendremos que tener en cuenta una serie de elementos para tener éxito. Os facilitamos algunas de las consideraciones principales a estudiar:

Definición de objetivos: plantéate claramente qué deseas obtener con el evento corporativo. Dar a conocer un nuevo producto o servicio, mejorar la satisfacción de tus empleados, mejorar la imagen de la compañía, cerrar una gran venta. Es muy conveniente que estos resultados sean medibles.

Planificación: en función de la dificultad del evento será necesario establecer un programa y una distribución de tareas entre los participantes. Crea un presupuesto con diferentes partidas y subpartidas, y considera una desviación del 15-20% en caso de posibles gastos imprevistos.

Calendario: considera las fechas en las que transcurrirá el evento, ¿día laborable o festivo?, ¿en vacaciones o día laborable?, ¿cuál es la franja horaria idónea?, ¿cuadra con el calendario de asistencia de tus principales clientes, ponentes, oradores o empleados?

Lugar: el lugar es esencial y determina el acceso a determinados servicios. Precaución al organizar eventos al aire libre. ¿Serán necesarios baños, acceso a internet, servicios de catering o proyector? Considera también la accesibilidad, conexiones de transporte al mismo y posibilidad de aparcar.

Seguridad, personal y contrataciones: será necesario contratar personal externo a tu empresa en determinadas ocasiones. Ponentes, azafatas, catering, transporte… Asegúrate de que este personal es de confianza y se adhiere a las políticas de tu empresa en lo referente a seguridad, comportamiento, imagen institucional, etc. El hecho de que se trate de personal subcontratado no excluye la responsabilidad solidaria o subsidiaria del organizador del evento. La documentación de la contratación también deberá ser revisada. Deberás prestar la misma atención en lo que respecta a la seguridad de los asistentes. Deberás ser particularmente cuidadoso con el catering y con las medidas de seguridad y evacuación. No desearás que tu evento sea recordado por una intoxicación en tu empresa o por un evento que acaba en un susto o algo peor.

Agencia Ego.fw

Imagen de Agenciaego.com

Promoción: tendrás que dar a conocer tu evento en algunos casos, si no es privado. Redes sociales, anuncios en prensa, radio o televisiones locales, folletos, email marketing… deberás hacer el mix adecuado para optimizar la difusión de tu evento.

Control de asistencia: el control de asistencia suele ser necesario para asegurar que ningún huésped indeseado se cuela en el evento causando problemas. También es práctico para distribuir el material promocional que sea necesario y para recopilar los datos de los asistentes que podrás añadir a tu base de datos (siempre y cuando cuentes con su consentimiento expreso y lo hagas de acuerdo con la normativa de protección de datos).

Análisis de resultados: como cualquier otro gasto empresarial, tendrás que medir y justificar su rentabilidad en los términos que hayas establecido (satisfacción del cliente o del empleado, aumento en el número de ventas, percepción de la marca…)

Esta es la fórmula perfecta para planificar un evento perfecto.

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Alberto López (432 Artículos)

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