Los consejeros delegados dedican casi un día a la semana a gestionar correos (y dos a reuniones)
  • El estudio demuestra que el tiempo perdido cuesta millones anualmente
  • El 15% del tiempo colectivo de una organización se pierde en reuniones
  • Los ejecutivos de hoy en día reciben una media de 30.000 mensajes al año, comparado con los 1.000 de los años 70

Los principales directivos pierden miles de horas cada año respondiendo a correos electrónicos y yendo a reuniones improductivas, y esta pérdida se agrava y aumenta en el resto de la organización – simplemente porque las compañías no siguen ni monitorizan el tiempo de sus empleados tan de cercacomo lo hacen con otros recursos, como el capital. Bain & Company, una de las principales consultoras estratégicas del mundo, ha estudiado y calculadolas pérdidas en tiempo y dinero de las compañías analizadas y ha elaborado una lista de las mejores prácticas que sepueden implementar para luchar contra los “Ocho Pecados Mortales” en la gestión del tiempo.

EmailEl Informe de Bain & Company “Time Management Study” afirma que un 15% del tiempo colectivo de una organización se pierde en reuniones, un número que ha aumentado continuamente desde 2008. Una reunión semanal de los principales ejecutivos de una de las compañías analizadas consumía directamente 7.000 horas al año de los que acudían a la reunión, pero 300.000 horas de toda la compañía entre los subordinados que tenían que prepararla e ir a más reuniones relacionadas con ella.

Sin embargo, la mayoría de las compañías no tienen la capacidad de cuantificar cómo sus ejecutivos y otros empleados usan su tiempo porque no lo monitorizan ni lo miden.

Bain& Company, junto con VoloMetrix, una compañía de ‘enterprise analytics’, analizaron la distribuciónde utilización del tiempode 17 grandes compañías. Entre sus resultados destacan:

  • Los ejecutivos de hoy en día reciben una media de 30.000 mensajes externos al año, comparado con los 1.000 de los años 70. Teniendo en cuenta el ratio actual, los directivos pronto perderán más de un día a la semana sólo gestionando las comunicaciones electrónicas.
  • Los altos ejecutivos dedican más de dos días a la semana de media a reuniones con tres o más compañeros de trabajo. Una reunión que empieza apenas cinco minutos tarde cuesta a la empresa un 8% de esa reunión – una pérdida que sería insostenible con cualquier otro recurso.
  • Las reuniones a menudo se organizan “solo porque sí” y el comportamiento disfuncional en las reuniones va en aumento(dos reuniones diferentes organizadas a la misma hora, exceso de asistentes, asistencia sin involucración, etc). En una de las compañías analizadas, 1 de cada 5 de los participantes en reuniones enviaron una media de tres o más correos electrónicos por cada 30 minutos que éstas duraban. En una muestra de 10.000 empleados, unos 60 millones de dólares – 20% del coste total de las reuniones – fue dilapidado en actividades improductivas.
  • En otra gran empresa de producción, el coste anual de las reuniones regulares de 90 minutos de duración entre directivos de nivel medio ascendió a 15 millones de dólares.
  • En las empresas estudiadas, hasta un 80% de las interacciones tuvieron lugar dentro del propiodepartamento, no entre diferentes áreas de negocio, funciones o entre la casa matriz y otras partes de la compañía.
  • Incorporar un nuevo gestor a una compañíasupone alrededor de 1,5 veces de tiempo adicional del nuevo trabajo – esto es, su propio trabajo más un 50% del de otro empleado

La experiencia de Bain trabajando con grandes organizaciones demuestra que el problema es cultural y sistémico: las organizaciones evolucionan y se convierten en mecanismos complejos que requieren cada vez más mantenimiento para funcionar de forma fluida, y toda una cultura corporativa acaba por ser creada para apoyar este esfuerzo, extrayendo recursos que deberían estar dedicados a tareas direccionadas hacia fuera y, especialmente dirigidas hacia elcliente.

“La mayoría de las veces los consejos sobre la gestión del tiempo se centran en acciones individuales – ser selectivo con las reuniones, gestionar tu bandeja de entrada con eficiencia… Pero estos consejos muchas veces van en contra de la cultura de la compañía: ignorar mails o invitaciones a reuniones puede generar un efecto negativo en las relaciones con tus compañeros de trabajo – o tu jefe”, comenta Michael Mankins, responsable del área de Organización de Bain & Company en América y principal autor del informe y estudio. “Las compañías innovadoras están promoviendo culturas en las que el tiempo se trata como un recurso escaso y se invierte de manera tan prudente como el capital”, añadió.

El estudio de Bain & Companyestima que la mayoría de las compañías podrían liberar al menos 20% de sus horas colectivas si impusieran una mayor disciplina a su gestión del tiempo y subraya estos “ocho pecados mortales” en la gestión del tiempoy sus curas:

  • Falta de claridad en las agendas corporativas: definiragendas corporativas claras y selectivas para que todos sepan cómo utilizar el tiempo extra y qué tareas solo podrán ser pospuestas con una penalización.
  • La mentalidad de “el tiempo es gratis” a la hora de planificar: crear presupuestos base cero[i] para el tiempo y gestionarlo de forma tan rigurosa como se hace con los activos de capital.
  • La cultura del “vamos a empezar un proyecto”:exigir una justificación económica para cada nuevo proyecto.
  • Cada vez más mandos intermedios: simplificar la organización. Más directivos y capas de gestión roban tiempo y crean más trabajo para otros.
  • “Cualquiera puede planificar”: crear una línea de autoridad para decidir quién puede pedir y organizar una reunión
  • ¿Toma de decisiones o lío de decisiones?:gestionar la toma de decisiones – no la matriz de toma de decisiones – estandarizando el proceso.
  • El tiempo en las reuniones es tiempo libre: establecer la disciplina al requerir agendas claras, preparación previa y el empezar a la hora. Siempre que sea posible, finalizarlas pronto.
  • “¿A dónde se fue el tiempo?”: monitorizar el tiempo de la reunión, la asistencia y el volumen de correo electrónico para evaluar la productividad. Lo que no se monitoriza no puede ser medido.

“Si el tiempo realmente fuera dinero y se contabilizara dela misma forma, muchas compañías tendrían enormes déficits” comenta Greg Caimi, socio de Bain& Company y coautor del estudio. Comentó que “las organizaciones necesitan auditar las inversiones de tiempo e implementar controles rigurosos para frenar la hemorragia de un activo cada vez más valioso”.

Para más detalles, ver informe adjunto con datosy ejemplos, como el de Ford, Apple, la Universidad de Berkeley, Boeing, Woodside o Intel entre otros.

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Sobre Bain & Company

Bain & Company es una de las principales empresas de consultoría estratégica del mundo. Fundada en 1973, ha trabajado con más de 4.600 empresas que incluyen a más de dos tercios de las compañías del índice Global 500. Asesora a compañías en temas de estrategia, operaciones, organización, tecnología, capital riesgo y fusiones y adquisiciones. La firma alinea sus incentivos con el de los clientes al vincular sus honorarios con los resultados. Los resultados de los clientes de Bain superan la media del mercado en un ratio de 4 a 1. Fundada en 1973, Bain cuenta ahora con un equipo de 5.000 profesionales que se distribuye por 50 oficinas en 32 países en los que tiene experiencia en todos los sectores de la economía.

Bain está presente en España desde 1994, y es una de las principales consultoras estratégicas del mercado. En nuestro país asesora a grandes compañías y ha estado presente en muchas de las operaciones corporativas más importantes de los últimos años. En 2013, Bain en España, fue nuevamente galardonada como una de las mejores empresas para trabajar por Best Places to Work.

Para más información www.bain.com o Twitter @BainAlerts

 

[i]El presupuesto base cero es un proceso presupuestario aplicado tanto en el gestión empresarial como en los programas presupuestarios públicos que exige a cada gestor justificar detalladamente la totalidad de sus peticiones presupuestarias, debiendo justificarse la necesidad de cada importe a gastar. El procedimiento debe identificar todas las actividades en grupos de decisión que son evaluados y ordenados según su prioridad
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Alberto López (432 Artículos)

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