El email o correo electrónico se ha convertido en un medio de comunicación muy utilizado en los últimos años debido sobre todo a su rapidez y gratuidad. Todo usuario de Internet tiene al menos una cuenta de correo electrónico que utiliza habitualmente y, seguro que si compruebas tu bandeja de entrada tendrás varios emails de hoy mismo. Dependiendo de nuestro trabajo y estilo de vida puede que el email sea algo totalmente rutinario para nosotros y enviemos decenas al día o que tan solo redactemos un par de ellos a la semana. Pero, sea como sea, se trata de una tarea que puede robarnos bastante tiempo si no le damos el enfoque adecuado. Y es que a lo largo del año escribimos una gran cantidad de correos, pero ¿estamos escribiéndolos correctamente?
Para empezar, no está de más hacer un repaso a los campos clave que nos encontramos a la hora de preparar un email para su redacción y posterior envío. En prácticamente cualquier gestor de correo electrónico podemos observar la existencia de cinco campos muy característicos:
- Para. En este campo tan solo debemos indicar la dirección de cada uno de los destinatarios a los que deseamos enviar el correo. Por supuesto, puedes enviárselo a tantas personas a la vez como desees.
- CC. Conocido en español como “Con copia” o “Copia de carbón” y en inglés como “carbon copy”, este campo se utiliza para enviar una copia del mensaje que vamos a enviar a cada uno de los destinatarios que indiquemos. Por ejemplo, puede que tengamos que enviar un email a una persona pero esta nos haya pedido que enviemos también una copia del mensaje a alguien más. Quienes estén en esta lista podrán ver el contenido del mensaje pero sabrán que no es para ellos, ya que podrán ver a quien está dirigido realmente el email (es decir, a quien hayamos incluido en el campo Para)
- Cco. Similar al anterior, este campo es conocido como “Con Copia oculta” o “Copia de carbón oculta” y por las palabras en inglés “blind carbon copy” (copia de carbon ciega). Se utiliza para añadir las direcciones de las personas que recibirán una copia del email sin que el destinario principal tenga constancia alguna de ello, ya que las direcciones incluidas en este campo serán totalmente invisibles para los receptores del correo. Suele utilizarse cuando queremos enviar un mismo email a muchas personas distintas, pero por privacidad no queremos que vean las direcciones de los demás.
- Asunto. Uno de los campos que parecer ser más cuesta utilizar. Se trata simplemente de escribir una frase corta que defina el contenido del mensaje y que será vista por el destinatario antes de abrir el correo. Lo analizamos más adelante en este mismo artículo.
- De. Si utilizas un gestor de email como Mail de Mac OS X o Windows Live Mail para Windows y tienes varias cuentas de correo configuradas, verás el campo De. Este campo sirve para escoger de entre todas tus cuentas de correo la dirección con la cual quieres enviar el mensaje. Es decir, que si tienes cuatro o cinco cuentas de email configuradas, debes escoger aquí la dirección de procedencia que verá el destinatario de tu correo.
Una vez realizado este repaso por los conceptos básicos, pasamos a analizar que podemos hacer para ser más productivos a la hora de redactar emails. Debemos tener en cuenta que nuestros clientes (si enviamos correos electrónicos por trabajo) o amigos y familiares (si utilizamos el email como medio de comunicación principal) pueden recibir decenas de estos al día, por lo que cuanto más directos sean nuestros correos más tiempo ahorraremos, tanto a los receptores de los mismos como a nosotros.
- Contenido breve. Por norma general, deberíamos intentar ser breves y directos, logrando que nuestro mensaje se comprenda de una forma rápida y ágil. Para ello, lo primero de todo es tener claro lo que queremos decir antes de empezar a redactar el email. De otro modo, acabaremos dando demasiadas vueltas que harán que nuestro correo se extienda demasiado. En definitiva, evita escribir largas parrafadas y ve al grano.
- Buena estructuración del contenido. Es lógico que no siempre vamos a poder redactar emails breves, pero cuando tengamos que enviar correos más largos de lo normal, es importante estructurar bien el contenido. El uso de párrafos, negritas e incluso pequeños titulares ayudarán a que la lectura del correo no se haga en exceso pesada para el destinatario. Intenta que todos los puntos queden claros para que no sea necesario enviar otro email respondiendo a las dudas que surgirían en tu destinatario si no te has explicado con suficiente claridad. En este sentido, para ser productivos es necesario dedicarle unos minutos más a la redacción para evitar futuros intercambios de correos innecesarios.
- Cuida la ortografía. Por supuesto, la ortografía en un email siempre debe estar cuidada. Evita siempre las abreviaturas del tipo “xq” cuando quieras decir “porque” o el comerte letras para escribir más rápido. Dificultarán la lectura y transmitirán una merecida sensación de falta de profesionalidad.
- Define bien el “Asunto”. Uno de los puntos clave para lograr que nuestro email sea leído es el definir bien el asunto del mismo. Como hemos explicado anteriormente, el asunto es el tema del correo, algo así como una especie de titular que resume el contenido que trata. Escogiendo un buen asunto evitaremos que la persona receptora tenga que abrirlo para saber de que trata, ya que sabrá de antemano que le vas a contar. Debemos recordar siempre que esta persona puede recibir muchos correos al día, y si queremos ser leídos con rapidez, un buen asunto ayuda a lograr esto. Además, a la hora de buscar este email en el futuro, será mucho más localizable si escogemos un asunto fácil de recordar. Por ejemplo, escribir “Declaración de la renta 2013” en lugar de “Te envío aquí la declaración de la renta que me pediste anoche, ya me dirás si está bien” facilitará mucho su posterior localización si es necesario volver a leer el contenido, y es que no sería la primera vez que recibo un correo electrónico en el que todo el contenido del email esta en el campo asunto.
- Comprueba que todo está bien antes de enviar. Antes de hacer clic en enviar, recuerda echarle un rápido vistazo a tu email para evitar alguna que otra falta de ortografía u otras incongruencias.
Una vez analizados todos estos puntos, estamos seguros de que si a partir de ahora sigues estos consejos seguro que la redacción de emails te llevará menos tiempo y conseguirás ser más productivo.
Por Sergio Asenjo.
